ソウタ

最近仕事が忙しくて残業続きだよ~

ハルト

仕事は大事だけど、残業ばかりしてたら筋トレ出来なくなっちゃうよね

ここ最近、働き方改革や裁量労働制など、サラリーマンの働く時間についての話題が絶えません。
プレミアムフライデーはどこに行ったのでしょうか?

仕事が趣味で、働くのが好きでしょうがないという人はいいですが、仕事以外の時間を重視しているにもかかわらず、その時間が取れないとなるとストレスMAXになってしまいます。

1日24時間という時間は有限で、皆に平等です。
時は金なりというように、時間の使い方で人生は大きく変わってきます。

今回は時間管理法、タイムマネジメントについてです。

タイムマネジメントはビジネスマンの必須スキル

タイムマネジメントとは「いかに効率的に時間を使い、限られた時間のなかでより高い成果を出すか」ということです。

会社ではお決まりの文句で「生産性向上」とか言いますが、
世の中の流れを見ると、今後は特に重要なスキルになっていきそうです。

ではこのタイムマネジメントスキルはどうやって身につけていけばいいのでしょうか。

無意識のクセ、習慣、思い込みは捨てる

まず最初は、意識を変えることが必要です。
日々の仕事をする上で、私たちは無意識の習慣やクセで仕事をしてしまいます。
深く考えず、根拠もないのに「そういうものだ」という思い込みが先行してしまうんです。

仕事の時間に関する悪い癖

  • 仕事はまとまってやった方が集中できるし効率がいい
  • 今手を付けてもきりが悪いから後回し
  • まとまった時間が確保できてから取り掛かる

このような思い込みにハマったままでは、タイムマネジメントは上手く行きません。
この状態だと時間に振り回されるだけなんです。

例えば、時間を一つのダンボール箱だと考えてみてください。容量は限られています。
このダンボール箱にたくさんの物(仕事)を入れるとします。

大きい物を入れるより、小さい物を詰めていったほうがたくさん入りますよね。
しかもスキマも有効に使えます。

仕事を大きな塊と考えず、小さな欠片にしてあげるんです。

タイムマネジメントは、自分の行動を根拠や論理を持って選択する、セルフコントロールから始まります。
主体性を持って本質を見極めるようにしましょう。

続いて実践的なタイムマネジメント法です。

過剰品質に注意

Done is better than perfect.
(完璧を目指すよりも、まずは終わらせろ。)

Facebook創業者マーク・ザッカーバーグの言葉です。

これって凄く納得できる言葉です。

つまり、質<スピードです。

例えば上司から何か資料作成とかを頼まれるとします。
頼まれた仕事だから気合い入れて作り込んじゃう人っていますが、正直そこまで求められてないことって多いんですよね。

自己満足と言うか時間の無駄というか・・・

指示を出す方にも問題があるかもしれません。

とりあえずスピード重視で返してみてもいいと思います。

新しい仕事は少しだけ手を付ける

ただでさえ忙しい状況で、さらに手間ががかかりそうな新しい仕事が来たらどうしますか?

「今は手が付けられないから、とりあえず後回し!」
という人もいるのではないでしょうか。
で、そのまま放っておいていざ手を付けようとすると、思っていた以上に時間がかかりそうだったみたいな。

新しい仕事は、どんなに忙しくても、5分でもいいからちょっとだけでもやってみた方が良いです。

なぜなら、ちょっとだけやってみることで、その仕事の内容が正確に把握出来るからです。

内容を把握して、ざっとでも手順を組み立てておくことで、
「とりあえず先にメールを送っておこう」とか、「あの人に資料をお願いしておこう」とか、下準備や根回しが進められます。

これだけやっておくだけで、実際に手を付け始めた時の難易度がぐっと下がることもあります。

5分以内で終わる仕事はすぐ片付ける

仕事を渋滞させないことも大切です。
メールなどの細かい仕事でも、溜まってくると手を付けにくくなるものです。
すぐ終わるものはすぐ終わらせるようにしましょう。

ホリエモンの著書、「多動力」にも以下のようにかいてあります。

暇な人ほど返信が遅く、忙しい人ほど返信が早い

自分の仕事もそうですが、レスを早くすると相手も自分も時間効率が上がります。

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タイピングの手間を省く

資料作成やメールなどキーボードでタイピングすることも多いと思います。

タイピングそのもののスピードを上げることも大切ですが、そもそも打つ文字数を減らしたほうが早いです。

そのために「グーグル日本語入力」を使いましょう。

グーグル日本語入力のメリットは、なんと言っても予測変換が優秀なところです。

例えば、「きょう」と打ったらその日の日付が出ます。
また、過去に入力して変換した言葉や文章も履歴に残っているので、すぐ変換できます。

さらに、辞書登録機能も使いましょう。
私の場合は、一週間に2回以上打つ言葉は、辞書登録しちゃいます。

よ→宜しくお願い致します。
お→お世話になります。
お→お願い致します。
ご→ご確認の程お願い致します。

などです。

これで15分位早く帰れるかもしれません(^^)

まとめ

  • 仕事の取り組み方の癖を見直す
  • 過剰品質になっていないか
  • 新しい仕事はとりあえずちょっとだけやってみる
  • 小さな仕事を渋滞させない
  • キーボードは最小限で

今回は以上です。

早く帰って筋トレしましょう〜〜

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